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    智能檔案柜管理存在的問(wèn)題及解決方案

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    智能檔案柜管理存在的問(wèn)題及解決方案

    發(fā)布日期:2019-4-13 作者: 點(diǎn)擊:

    檔案管理現狀   


    一、 集團檔案管理目前存在的主要問(wèn)題:  


    (一)各部門(mén)應移交集團檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確,使得各部門(mén)不清楚哪些檔案 應移交集團檔案室存檔。  


    (二)《檔案管理制度》的執行力度不夠,缺少執行監管。 


    (三)公司早期資料缺失嚴重。 


    (四)檔案借閱審批流程繁瑣,遇到一些工作比較緊急情況時(shí),無(wú)法及時(shí)完成借閱審批。 


    (五)權限設置不夠合理,某些部門(mén)(審計)因工作需要常需查閱大量檔案,但因權限 的限制,每一類(lèi)檔案都進(jìn)行借閱流程,影響工作效率。 


    (六)檔案系統:  


    1. 檔案系統缺少關(guān)鍵字檢索功能,不方便搜索。  


    2. 一次借多種檔案時(shí),必須在不同類(lèi)別的檔案庫中分別發(fā)起借閱,不能合并起一個(gè)借閱,使用比較麻煩。   


    3. 公開(kāi)類(lèi)檔案(證照類(lèi))無(wú)法發(fā)起借閱。   


    二、 存在原因  


    (一)對于各部門(mén)檔案狀況了解不夠,《檔案管理制度》的編制缺少針對性及可操作性。 


    (二)對《檔案管理制度》的執行缺少有效的監督措施。  


    (三)由于公司早期對檔案缺乏有效的管理,造成歷史資料缺失嚴重。 


    (四) 檔案系統的設計?   


    三、 未來(lái)管理規劃  


    (一)對現行《檔案管理制度》進(jìn)行有針對性的修訂:  


    1. 廣泛征求各部門(mén)意見(jiàn),深入調查,根據各部門(mén)實(shí)際情況對檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確規定;  


    2. 對《檔案管理制度》的執行增加相應的監管措施。  


    3. 對缺失的早期歷史資料咨詢(xún)相關(guān)部門(mén)和當事人,盡量補齊?  


    (二)建議各部門(mén)(項目公司)設置兼職資料員負責本部門(mén)的檔案收集整理、查詢(xún)借閱 流程的發(fā)起及上報集團檔案室歸檔,與集團檔案主管進(jìn)行對接。各部門(mén)兼職資料員在每月規定時(shí)間上報本部門(mén)當月的收文紀錄,以備檔案室檢查該部門(mén)當月歸檔檔案的齊全與否。  


    (三)對工程項目的檔案加強過(guò)程監控,不定期到項目進(jìn)行檢查,以保證該項目檔案的 及時(shí)完整性,以便于最后竣工資料的移交。  


    (四)為加強對各項目竣工資料的監管,建議設立各施工單位的結算審批流程,在由預 算部門(mén)同意結算付款前,先經(jīng)檔案主管審批,確認該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后,方可與該單位辦理結算。  


    (五)在保證檔案借閱安全的前提下,對審批流程重新梳理,對一些特殊情況制訂相應 措施(先和相關(guān)領(lǐng)導電話(huà)溝通?)。  


    (六)檔案查閱權限的設定還需和相關(guān)領(lǐng)導商討如何設置。 


    (七)之后檔案加工如何進(jìn)行? 


    (八)檔案系統的改進(jìn)升級?


    本文網(wǎng)址:www.zhihuamjj.com/news_33.html

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